販促品・展示会ツールの運用管理を楽にする「プロモラック」

プロモラックとは？

プロモラックは、展示会やイベントが多い企業や団体向けに、組織内にあるのぼりやポスターなどの販促品の在庫・発送管理をシステム化するクラウドサービス。

「展示会期間がバッティング、販促パネルを営業同士で取り合いに」「のぼりの在庫があるのに、各部署が勝手に発注している」「新作のバナーがあるのに周知が行き届かず、倉庫に眠ったまま」といったように展示会が多いと、販促品の管理で様々なトラブルがおこってしまう。

プロモラックを活用することで、管理者を中心に販促品・展示会ツールの運用管理を可視化し、運用管理の工数・コストを削減できるだけでなく、組織内の無駄な在庫や使用機会の偏りを解消できる。

ターゲットユーザ層

イベント・展示会で使う販促品の管理に、高額な費用をかけて難しい高機能なシステムを導入するほどではなく、誰でも気軽に使える簡単なシステムが欲しいと考える企業・団体

プロモラックの特徴・メリット

プロモラックは「管理者側」と「発注者側」それぞれのユーザーにとって最適なシステムを提供する。販促品、展示会ツールの運用管理において、在庫管理や使用状況を把握するのが「管理者」で、実際にアイテムの利用を管理者にオーダーするのが「発注者」である。

プロモラックは両者にとって便利な機能を備えており、それぞれ以下の通り。

管理者側の機能

• 販促品・展示会ツールの登録・管理
• カテゴリによる分類
• 発注者アカウントの作成・管理
• お知らせ機能

管理者はプロモラックの管理画面から販促品・展示会ツールをサイズ、在庫数といった基本情報を入力して登録できる。合わせて写真も登録できるので、色やタイプが複数あるアイテムも発注ミスが起こりにくい。

アイテムの登録数が増えると管理が難しくなるが、「大」「中」「小」とカテゴリ分類ができるので、種別・シーン毎・ユーザー毎など、自社の運用方法に沿った柔軟な設定が可能。

発注者側の機能

• ネット通販感覚のオーダー機能
• 日付の詳細設定
• 社内の販促品・展示会ツールの在庫を可視化

登録されたアイテムはネット通販のように直観的に管理者にオーダーできる。利用したいアイテムを選んでカートに追加し、到着日付や配送先を入力。管理者が承認すればアイテムの利用が可能となる。

「承認待ち」「出荷待ち」「使用中」などアイテムのステータスを確認でき、変更されるたびにメールで通知される。また、到着希望日や使用
開始日、返却予定日など、日付けを細かく指定できるので、アイテムの明確な使用期間を共有できる。

プロモラックの費用・料金体系

プラン共通で初期費用・初月費用は無料。プランで月額（税抜)、登録ユーザー上限数、登録アイテム上限数が変わる。

執筆者の所感

あらゆる業界で業務の効率化を目的とした、システム導入が行われている。その背景には今回紹介したプロモラックのように、初期費用を抑えて利用できるクラウドシステムの登場が大きい。クラウドシステムは初期費用がかからない点だけでなく、ユーザー数、アイテム数に合わせてプランが複数用意されているので、使う分だけ料金を支払えばよい点も魅力のひとつだ。また、バージョンアップも簡単で常に最新の状態で利用できる。

プロモラックは、展示会、イベントで使う販促品や展示会ツールを管理するのに特化したクラウドシステム。これらはニッチな部分であるが、汎用性の高い管理・運用システムと比べ、より実用的な機能が備えられていたり、業界特有の設計で使い勝手が良い。

オプションをつけて使いやすいようにカスタマイズするクラウドのシステムもあるが、それらより想定ユーザーが絞られたプロモラックのようなサービスのほうが痛いところに手が届くサービスといえそうだ。

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