スケジュール共有を素早くかんたんに「aipo」

aipoとは？

スケジュール管理や、ワークフローそして、チームメンバー間の情報共有。これらはプロジェクトや物事を進める上で、非常に重要で欠かせないものとなってる。そこで最近注目されているものがグループウェアだ。

AipoはTOWN株式会社が提供しているクラウド型のグループウェアであり1,700社、およそ30,000人以上の方が利用している。大戸屋や銀だこ、そしてTBSなどといった企業にも利用されており様々な業種で利用されている。

チームの成長に合わせて機能も成長出来る、便利な機能を多数搭載しているので、共同作業の効率を十分に発揮できるだろう。チームの情報共有を素早く、そして簡単にできるグループウェア「aipo」はどんなサービスを提供しているのか紹介していこう。

ターゲットユーザ層

スケジュール共有に不満がある方
チーム内の報連相に課題を感じている方

aipoの特徴・メリット

どんなことができるのか？

「そもそもグループウェアってなに？」って思う方もいるだろう。グループウェアとは、企業や組織（グループなど）が円滑なコミュニケーションを取りやすいように、補助的な役割をITの力で補うことだ。近年はインターネットの普及や進歩に伴いラウド型システムが主流となっている。

例えば日程調整を行う際は、相手方に都合の良い日時を伺い、お互いの予定をすり合わせて最終的な日程を調整するが多いだろう。そこで問題となるのが、提示した予定と都合が合わないことである。双方の予定が合うまで何度も何度もなんらかの形でやりとりを行い、時間を消費し、体力も消費する。

また他には、テレワークにより同じ場所にいないといった場合や、フロアが分かれていて特定のメンバーがどこで何をしているかを即座に把握できないといった時には、口頭での確認は難しくそして簡単な情報の共有も難しいものとなってしまう。おまけに、不在だった場合は二度手間になって自分の元へと戻ってくる。しかし、aipoを使うことで上記で記載した点は解決することが出来る。

空いている時間を選べるスタイル

参照元：日程調整ツール　aipo

日程調整機能を使うことで、カレンダーより自分のフリーな時間帯を自動的に抽出することが出来る。相手は自分の空いている時間帯を実際に見て選ぶことができるため、お互いの空いている時間に予定を入れることが可能になる。

リアルタイムにカレンダー上の予定を表示するので、社内外問わず多くの人と日程調整を行う場合でも予定が被ることがない。そして、操作に関しても簡単でAipoを使ったことがない相手でも直感的に操作が可能である。

メールの往復は大幅に業務の効率を下げ、スピード感を失う大きな要因であったがaipoを使うことで課題を解消することができる。またスケジュールの重複による人為的ミスも予防できる。

機能の成長とサポート

参照元：日程調整ツール　aipo

仕事やチームの規模が大きくなれば使いたい機能も必然的に増えてくる。Aipoはスケジュール管理を中心に12個の追加アプリを提供している。必要に応じて機能を追加し、また不必要になればのけるといったフェーズに合わせて選べる柔軟性は長期的に利用することを考えたら大切だろう。追加アプリひとつひとつ紹介していくことは難しいが、ここでは個人的に気になった2つの追加アプリに関して紹介しよう。

タイムカード

テレワークや、直行直帰または出張の際でも家のPCやスマートフォンから打刻することが出来る。出退勤時間はもちろんのこと、残業時間や休憩、半休やみなし残業の設定や勤務形態に合わせて、集計ルールを設定することも可能。

また出退勤を打刻のみIPアドレス制限を行い、不正な打刻を防ぐこともできる。勤怠データはCSVファイルとして書き出すことができるため、給与計算ソフトと連携させることでミスなく、素早い給与計算が出来る。従業員の給与に関わる非常に重要でストレスがかかる業務が軽減されるだろう。

プロジェクト

進捗管理でタスクごとの進捗率を可視化し、プロジェクトの遅延を予防。またプロジェクト内のタスクの進捗状況はガントチャートを利用することで全体の計画を可視化。今どの工程に入っているかなどがわかりやすくなる。チームメンバー間で情報を共有するときにも便利だ。また予定工数と実績工数を入力でき、作業計画の立案を支援している。無理なスケジュールを立てていないか、プロジェクトの欠点なども発見しやすくなるだろう。

2つ紹介したが、機能が多いがゆえに複雑なものも多かったり、使いこなせない場面も出てくる。特にスケジュール管理ツールは、チーム内の全員が利用できないと正しい役割を発揮できないことがある。しかしAipoではチャットでの手厚いサポートや導入支援も行っているため、苦手意識や不安を感じることも少ない。

aipoの費用・料金体系

規模に応じた料金プランで構成されている。各機能(追加アプリ）に関しての利用料金は月額、年額とあり年額であれば月額より10％程度安く利用することができる。

※上記表の料金は税抜き表示

各機能(追加アプリ）に関しての利用料金は1ユーザーあたり月額100円(ユーザー数×1GB)と、年額1,080円(ユーザー数×1GB)とあり年額であれば月額より10％程度安く利用することができる。

また全プラン共通で下記の機能やサポートを提供を行っている。

参照元：日程調整ツール　aipo

執筆者の所感

複数の機能管理が簡単に利用出来る点は作業効率をアップするだけでなく、トラブルの防止にも役立つだろう。例えば各拠点が分散してる場合では、情報共有を均一に行うことが難しいという問題や、情報伝達がタイムリーにならないということがある。

情報の正確さや新鮮さは、企業やチームにおいて大切であるためスムーズかつ正確に越したことはない。追加アプリを利用することで複数のソフトを立ち上げたり、保管場所を探しに行く必要が無くなるので、余計な手間がかからずミスも予防できるだろう。

しかし機能を追加する際、管理者の思いや考えが優先されがちな傾向にある。実際は主に利用する側が使えないと全くもって意味がない。使いやすいかどうか、余計にストレスを与えてしまっていないかなど利用する際には確認する必要がある。

また組織やチームによって必要な機能、不必要な機能は異なる。少数であればお試しでいろんな機能を利用する分には気になる金額にはならないだろうが、大人数で利用する際は注意が必要だろう。利用する際は本当に必要なものが搭載されているプランから選び、規模に変化があった段階で検討、追加するのが良いのではないだろうか。

運営会社情報

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